Projectopdracht
De start van een project wordt, als het goed is, gedaan met een duidelijke projectopdracht of projectbrief. Dit lijkt echter vanzelfsprekender dan het in de praktijk vaak is. Het komt maar al te vaak voor dat er vanuit een bepaald probleem acties worden uitgezet, of er gewoon ergens mee gestart wordt en dan beseft men ineens dat men met een volwaardig project bezig is. Zoals ook in ons hoofdstuk over projectmanagement al te lezen is over wat nu eigenlijk een project is, en wat het doel is. Ook een goede projectopdracht en een duidelijke opdrachtgever of opdrachtgeverstrol is van groot belang voor een succesvolle projectafwikkeling.
De projectdefinitie
Het maken van een goede project opdracht wordt ook wel een projectdefinitie of projectbrief genoemd. Deze projectdefinitie komt tot stand door gesprekken met de opdrachtgever en is een eerste stap voor het maken van een projectplan.
De projectopdracht of projectdefinitie bestaat in principe uit de volgende onderdelen:
- De probleemstelling.
- De aanleiding.
- De doelstelling.
- Het beoogde projectresultaat.
- De afbakening.
- De effecten van het projectresultaat.
- De eindgebruikers van het projectresultaat.
- De randvoorwaarden.
- De relatie met andere projecten of omgeving.
SMART project opdracht
Bij de formulering van de projectdefinitie zal zoveel mogelijk moeten worden geprobeerd om de onderdelen op een SMART manier te formuleren.
De SMART criteria staan voor:
- S = Specifiek (geformuleerd)
- M = Meetbaar (aantallen of percentages)
- A = Acceptabel (haalbaar, mogelijk)
- R = Realiseerbaar en realistisch (relevant)
- T = Tijdgebonden (begin en eind)
Het ‘bouwen van een nieuwe accommodatie’ is bijvoorbeeld alles behalve een SMART-formulering, waardoor bij de uitvoering al snel veel onduidelijkheden kunnen ontstaan, en het uiteindelijke resultaat lastig getoetst kan worden.
Het ‘bouwen van een nieuwe sporthal die voldoet aan de minimumeisen van NOC*NSF, met een netto vloeroppervlak van 24 x 48 m2 NVO, gereed uiterlijk december 2015, binnen het vastgestelde budget van x.xxx.xxx’ is een voorbeeld van een betere SMART formulering.
Met de opzet van een goede projectdefinitie volgens de 9 bovengenoemde punten en met een duidelijke Smart formulering, moet het mogelijk zijn om een goede heldere projectopdracht uit te werken.
Project opdrachtgever
Met een duidelijke projectopdracht in de hand, is het wel van belang dat de opdrachtgever in beeld is en blijft tijdens het project. Soms kan het voor organisaties handig zijn om met een gedelegeerde opdrachtgeverstrol te werken, zodat er een goed aanspreekpunt wordt gecreëerd voor een projectleider en het projectteam.
De rol van de opdrachtgever samengevat:
- Nemen van beslissingen.
- Scheppen van duidelijkheid.
- Creëren van draagvlak binnen de organisatie.
- Meedenken met de projectgroep.
- Bewaken van de voortgang..
- Beschikbaar stellen en bewaken van het budget.
- Het project belangrijk vinden (dragen).
- Een doelstelling hebben waaraan het project bijdraagt.
- Zorgen voor ondersteuning van hoger management.
- Bereid zijn tot duidelijk en zakelijk overleg.
Zonder een duidelijke opdrachtgever is het bij de realisatie van het project niet goed mogelijk om vast te stellen wat de daadwerkelijke wensen en eisen zijn, maar is het ook erg lastig om de uiteindelijke projectresultaten te toetsen en over te dragen. Met de projectopdracht wordt een belangrijk go/no-go moment bereikt.
